روابط عمومی یک موجود زنده است؟!؟
مقدمه:
اگر از سازمان به عنوان یک سیستم زنده یاد کنیم طبعا اجزا و اعضاء و ارکان آن نیز می‌بایست زنده باشند. اما آیا واقعا اینگونه است؟ خیر. چرا که بدلایل متعددی برخی از اندام‌های این موجود زنده اغلب بیمار شده و باعث می‌شوند که بیماری به بقیه نیز سرایت کرده و سیستم بخوبی کار نکند. در این میان؛ واحد روابط عمومی سازمان نیازمند آن است که همواره خود را چکاپ کرده تا عاری از هرگونه بیماری و ناخوشی باشد. بنابراین روابط عمومی یک موجود زنده است که با درون و بیرون از سازمان در تعامل بوده و می‌بایست همواره سرزنده و سالم و شاداب باشد.
روابط عمومی یک موجود زنده است
برای آنکه موجود زنده ای به نام روابط عمومی بیمار نشود بایستی پنج چیز را برایش تمام و کمال تجویز و در نظر بگیریم.
1 – اعتماد. فرادستان سازمان باید آنقدر عقل و شعور و فهم و کمالات داشته باشند که به روابط عمومی خود اعتماد کنند. روابط عمومی حرفه ای و کاربلد و متخصص آدم هیچ کس و هیچ گروه و جناحی نیست. کار روابط عمومی حفظ و حراست از تاج و تخت مدیر نیست بلکه کار و وظیفه و مأموریت اصلی و اساسی آن تعامل دوسویه کارآمد با ذینفعان و حفظ و ارتقای جایگاه و خوشنامی سازمان و هم چنین ایجاد هماهنگی و هم افزایی با تمامی واحدها در جهت ایجاد ارزش افزوده برای سازمان و کشور است. پس باید به روابط عمومی اعتماد داشت تا کار تخصصی و حرفه ای خود را بدور از امر و نهی های سلیقه ای مدیریت انجام دهد. به محض تغییر یک وزیر؛ اول کاری که وزیر جدید معمولا انجام می‌دهد تغییر سه مدیر کل است : روابط عمومی؛ حراست؛ دفتر وزارتی. او فکر می‌کند که این سه نفر آدمهای وزیر قبلی هستند که ممکن است برای او صرفه و صلاحی نداشته باشند و متاسفانه فکر نمی‌کنند که این سه نفر چقدر حرفه ای و متخصص کار خود هستند.
2– بودجه. روابط عمومی بدون بودجه لازم و کافی تقریبا یعنی هیچ. بودجه؛ وسیله و ابزار تهیه و تجهیز روابط عمومی هاست. مگر می‌شود با توجه به روند رو به تکامل تکنولوژی وسایل جدید نخرید؟ مگر می‌شود خرج سایت و پورتال سازمان نکرد؟ مگر موجود زنده نیاز به آب و غذا ندارد؟ بودجه وسیله ای است برای طرح ها و برنامه ها و روشن است که نسبت به آن باید وسعت نظر داشت.
3– زمان. روابط عمومی تعطیل بردار نیست و بسیاری از فعالیت‌های آن لحظه ای و ساعتی و فوری هستند اما در کنار این حتما باید با توجه به عامل زمان؛ برنامه ها را به صورت کوتاه مدت؛ میان مدت و بلند مدت پیش برد . تقویم کاری سه ماهه؛ شش ماهه؛ یکساله و… این امکان را می‌دهد که همگان تکلیف وظایف و مأموریت های خود را بدانند. داشتن برنامه به ما می‌گوید که کجا هستیم و کجا باید باشیم و راه های رسیدن به نقطه مطلوب چگونه است؟ قطعا مطلوب آن است که هر کاری در زمان مقرر و پیش بینی شده به سرانجام خوبی برسد .
4 – اختیار. روابط عمومی باید از اختیار لازم و کافی برخوردار باشد. نمی‌شود از روابط عمومی درخواست پریدن داشته باشیم در حالی که بال های او را بسته ایم. تفویض اختیار در مدیریت از مباحث اساسی است. مدیری که همه کارها را در قبضه خود دارد و همه چیز به او ختم می‌شود نباید انتظار یک روابط عمومی پویا و تحول گرا را داشته باشد. اگر قرار باشد که روابط عمومی اختیار نداشته و برای کوچکترین کارها و حتی آب خوردن نیز از فرادستان اجازه بگیرد قطعا نمی‌تواند مفید و مؤثر و خط شکن باشد.
5 – راهبرد. داشتن استراتژی یا همان راهبرد برای روابط عمومی ها مانند نان شب واجب است. بدون راهبرد گم می‌شویم و دور خود بیهوده میچرخیم و فرسوده و ناکارآمد میگردیم. راهبرد؛ خون جاری در رگهای بدن موجود زنده است و نشان می‌دهد کجا به کجا ارتباط دارد و وضعیت مسیر چگونه است؟ راهبرد همچون چراغ راه است برای آنکه پیش چشم خود را بهتر و دقیق تر ببینیم و در چاله و چاه نیفتیم. راهبرد یعنی حرکت در کانال درست کاری و حرفه ای. راهبرد داشتن یعنی پرهیز از دوباره کاری؛ پرهیز از آزمون و خطا؛ پرهیز از تک روی و اعمال سلیقه های شخصی؛ پرهیز از موازی کاری؛ پرهیز از هدر رفت و اتلاف منابع و انرژی. روابط عمومی ها از طریق راهبرد و استراتژی نیل به اهداف سازمان و ذینفعان را سهل و آسان می‌کنند. بدلایل فوق روابط عمومی یک موجود زنده است که حیات و بقای آن در سلامتی و سرزندگی است.
نتیجه:
نگارنده اسم این پنج عامل موصوف را ” ابزار” گذاشته ام که در واقع متشکل از حروف اول کلمات : اعتماد – بودجه – زمان – اختیار – راهبرد است. به روابط عمومی ” ابزار” بدهید تا کارش را درست انجام دهد چرا که او یک موجود زنده است.
دکتر حسن خسروی.
مدرس دانشگاه و متخصص امور برنامه و بودجه کشور.