نقش روابط عمومی ها، در چالاکی و چابکی سازمان

نقش روابط عمومی ها، در چالاکی و چابکی سازمان

دکتر حسن خسروی

مدرس دانشگاه و مؤلف کتاب روابط عمومی و ارتباطات.

سازمان‌ها به دلایلی چند متولد شده و رفته رفته بزرگ و بزرگ تر می‌شوند تا جائی که مدیران احساس می‌کنند سازمان خیلی سنگین وزن و شلوغ و عیالوار شده و کارها به سختی پیش می‌روند.

این امر وقتی فاجعه آمیز می‌شود که در هر دوره ای، یک عده به جهت تامین منافع فردی و حزبی خود اقدام به تزریق انواع و اقسام نیروهای مناسب و غیر مناسب به درون سازمان کرده و با رفتن مدیران، نیروهایی که آنها آورده اند در سازمان رسوب نموده و لذا نیروی انسانی سازمان روز بروز متراکم تر و بیشتر می‌شوند.

اما این همه مطلب نیست. گاهی صاحبان و مالکان شرکت‌ها و مدیران سازمان‌ها آن قدر در گذشته ها و روش‌های سنتی در انجام امور می‌مانند که وقتی سر خود را بالا می‌گیرند می بینند که ورشکسته شده و یا فروش و رونق چندانی در کسب و کار خود ندارند.

تعریف ما از سازمان چالاک و چابک عبارت از سازمانی است که جریان امور در آن مبتنی بر خلاقیت، ابتکار و نوآوری به عنوان خط مشی استراتژیک سازمان در جهت سازگاری و انطباق پذیری با تغییرات محیطی (داخلی و خارجی) می باشد.

یک سازمان چالاک و چابک، دارای یک رصد خانه ای است به نام روابط عمومی که به مدیریت عالیه سازمان می‌گوید ما کجا هستیم و کجا باید باشیم و چگونه باید به نقطه مطلوب برسیم.

به بیان دیگر، هر کجا دیدید که کارهای یک سازمان کند و لاک پشتی پیش می‌رود بدانید و آگاه باشید که آن سازمان روابط عمومی ضعیف و ناتوان و دست بسته ای دارد.

مدیران سازمان‌ها از روابط عمومی به عنوان دست راست خود استفاده می‌کنند که به او بگوید سازمان در نزد افکار عمومی و رقبا در چه وضعیتی است.

چابکی و چالاکی در سازمان شدیداً نیازمند همراهی و همکاری سه ضلع مهم در سازمان است:

 اداره روابط عمومی ،

اداره منابع انسانی ،

اداره آموزش

روابط عمومی به عنوان نهادی که از تولد تا بازنشستگی و مرگ همکاران همراه آنهاست می‌تواند همچون یک رصد خانه بیدار و هوشیار هر از چندگاه به مدیران گزارش دهد که نبض سازمان چگونه می‌زند و کیفیت انجام امور به چه شکلی است؟

نقش روابط عمومی ها در چالاکی و چابکی سازمان وقتی پر رنگ تر می شود که صد البته جایگاه آن را به خوبی درک کرده باشیم. از این رو روابط عمومی ها برای کمک به چابکی و چالاکی سازمان نیازمند “” ابزار “” هستند.

ابزار در حقیقت متشکل از حروف اول کلمات زیر است:

ا = اعتماد

ب = بودجه

ز = زمان

ا = اختیار

ر = راهبرد.

این پنج ویژگی هستند که هویت و شخصیت و جایگاه و کارایی روابط عمومی ها را تبیین و تضمین می‌نمایند. فلذا مدیران سازمان‌ها بایستی توجه عام و خاص به این امر داشته باشند.

چالاکی و چابکی سازمان سبب می‌شود تا از اتلاف منابع و انرژی جلوگیری شده و سازمان چرخه عمر با کیفیت تری داشته باشد.

روابط عمومی های پیشرو، پیش بین و آینده نگر به مدیران سازمان کمک می‌کنند تا بر حسب شرایط زمان و مکان یک بازتعریفی از وظایف و مأموریت‌های سازمانی داشته باشند تا از چرخه پرشتاب رقابت‌ها به بیرون پرتاب نشوند.

یک نقش مهم و سازنده دیگر روابط عمومی در چالاکی و چابکی سازمان، همانا ایفای نقش دروازه بانی است. هر چقدر روابط عمومی در خصوص تکریم ارباب رجوع، مشتری مداری و وفاداری مصرف کنندگان نسبت به محصولات و خدمات سازمان تمرکز و توجه هوشمندانه مستمری داشته و دروازه بان دریافت نظرات، انتقادها، پیشنهادها و انتظارات و خواسته های ذینفعان و شهروندان باشد، می‌تواند به همان نسبت سازمان را از سستی و فرسودگی و بی ثباتی و کم تحرکی به دور داشته و بر کارایی و اثر بخشی و بهره‌وری سازمان بیافزاید.

یکی از دلایل مهم عدم چالاکی و چابکی لازم و کافی در سازمان ها عدم هماهنگی میان واحدها و جزیره ای عمل کردن آن هاست و روابط عمومی به عنوان “”رهبر ارکستر سازمان””  می‌تواند صداها و سازهای مختلف در سازمان را کوک و هماهنگ کرده تا چابکی و چالاکی مد نظر که نهایتا خوشنامی و سودآوری و توسعه برندینگ سازمانی است، حاصل شود.

امید است مدیران جامعه توجه و حساسیت بیشتری به جایگاه و نقش روابط عمومی ها داشته باشند